常見問題

依照以下幾個重要階段來進行準備與申請：

第一步：確認申請資格與準備

在提出申請前，您必須確保自身與場地符合以下基本條件：

• 申請者身分：
  可以是自然人、依法設立的農場、畜牧場、水產養殖場、產銷班、領有公司或商業登記證明文件者、學校或法人等。

• 場地權利與環境：
  必須擁有生產廠（場）區的所有權或合法使用權，且該土地不得位於環保署公告的土地及地下水汙染管制區內。

• 建立書面紀錄：
  必須具備能證明維持有機運作系統的相關文件與紀錄，例如：工作及品管紀錄、原料及資材庫存紀錄、產品產銷紀錄、生產用地與環境管理紀錄等。

第二步：填寫並提交驗證申請

• 請先詳讀本機構的《有機農產品驗證作業手冊》及最新的適用法規，確認無疑義後再提出申請。
• 依據您的驗證範圍填寫對應的申請書。
  若申請有機作物需填寫《HOA-L4-001有機作物驗證申請書》；若為加工、分裝及流通，則填寫《HOA-L4-002 有機加工、分裝及流通驗證申請書》。
• 備妥申請書內要求的相關文件影本，一併向機構提出申請。
  相關表單皆可至和諧網站的「文件下載」區取得。

第三步：書面審查與確認稽核計畫

• 書面（文件）審查：
  機構的稽核小組會先對您的申請資料進行書面審核。
  若發現需要補充資料，會通知您限期補正；若逾期未補正，申請將被駁回退件。

• 安排稽核計畫：書面審查通過後，機構會擬訂「稽核計畫書」並送交給您確認。您必須依據計畫時間配合查驗，並備妥所有檢查文件、紀錄，且熟悉生產操作的人員必須在場。

第四步：實地稽核與採樣送檢

• 現場查核：稽核員會親自到您的生產場域進行實地查核，包含檢視整體經營狀況、生產機器設備、資材儲備區、產品處理及倉儲區等。

• 採樣檢驗：依據產品或生產方式，稽核員會對產品、製程用水、投入資材或原物料進行採樣，送交認證實驗室檢驗（例如農糧產品必驗農藥殘留）。相關的檢驗費用及運費需由申請者自行負擔。

• 確認缺失：現場查核完畢後會舉行結束會議，稽核小組會與您確認查核過程中發現的「不符合事項」或「觀察事項」，並請您在現場稽核報告上簽名確認。

第五步：缺失改善與驗證審查決定

• 執行矯正措施：若有開立不符合事項，您必須在稽核小組規定的期限內（最長不得超過 2 個月）完成矯正改善或提出矯正計畫，並交由稽核員確認其有效性。

• 最終驗證決定：待實地稽核結果、檢驗報告（不可檢出禁用物質）及不符合事項改善皆完成後，機構會撰寫總結報告並送交審議。
  若決議「通過」，在您繳交相關驗證費用後，機構便會核發「驗證證書」。
  

時程提醒：
驗證各階段的作業期限合計原則上不得超過六個月（但經通知補正或限期改善的等待期間不列入計算）。
若因申請者拖欠款項或延誤時程導致無法如期完成，機構有權駁回申請案。

有機農產品驗證證書的有效期限最長為三年。具體的期限計算與維持規定如下：

• 初次申請或重新申請：
  自驗證申請收件完成之日起算，有效期間的屆滿日會以每月的 10日、20日或最後一天為基準。
• 展延查驗換證：
  申請者須於證書到期前三個月提出展延申請，展延審查通過後，新證書的效期將依原證書有效期屆滿之次日起算，最長同樣為三年。

• 驗證移轉案件：
  除配合主管機關移轉的案件是依原證書有效期限換發新證外，一般移轉案件的作業程序視同初次申請，自申請收件完成之日起算，效期最長為三年。

• 效期維持條件：
  在證書有效期間內，農產品經營者每年必須至少接受一次「追蹤查驗」（必要時機構得增加次數）。
  若申請者拒絕或不同意配合年度追查，驗證機構將終止其驗證資格，證書也會隨之失效。

有機轉型期的期限會依據作物種類而有所不同：

• 短期作物：
  田區需要兩年的轉型期。當兩年期滿後，經營者即可向機構申請農地升級換證。

• 長期作物：需要三年的轉型期。

當您的農地轉型期屆滿（例如短期作物田區轉型期 2 年已滿），欲申請升級換證為「有機驗證」時，請依照下列程序辦理：

• 填寫並提出異動申請：
  您必須在異動發生日（即轉型期滿日）起的 15 日內，填寫《HOA-L4-004 驗證資訊變更及異動申請書》，向驗證機構提出農地升級換證的申請。
  *若不清楚轉型期滿日，請洽詢本會*

• 機構進行審查：
  驗證機構收到申請後，會對您的異動資料進行審查，並依據個案變動情形來決定後續需要執行的處理作業或必要程序。

• 換發新證書：
  待變更及異動審查通過後，機構便會更新您的相關資料，並依據原證書的有效期間為您換發新的驗證證書。需特別注意的是，換發證書所產生的費用必須由申請者自行負擔。

辦理展延查驗申請時，申請者必須依據驗證地區填寫對應的申請書，並檢附相關書面資料向機構提出申請:

• 臺灣地區：須填寫並提交《HOA-L4-003 有機作物與加工分裝流通產品範圍異動申請書》。

• 境外地區：須填寫並提交《HOA-L4-080 有機作物、加工、分裝及流通境外驗證申請書》。
  

此外，提醒您務必留意申請時間，展延申請最晚必須在原證書有效期屆滿前三個月提出。
若逾期才提出展延申請，機構將不予受理，屆時您只能以「重新申請」的方式辦理，其作業程序與收費將視同初次申請。

每年追蹤查驗（追查）的核心重點與執行規定主要包含以下幾項：

• 持續符合驗證基準：
  追蹤查驗的最主要重點，在於確認已通過驗證的農產品經營者，在驗證的有效期間內，其操作與生產過程是否持續符合相關的驗證基準。

• 執行頻率：
  自初次驗證合格之日起，每年應至少辦理一次追蹤查驗。

• 檢視生產模式與範圍是否異動：
  在定期追查時，若申請者的生產模式與驗證範圍維持不變，機構將在協調時間後直接派小組前往稽核；但若生產模式或範圍有所改變，經營者則必須依規定提出增列、減列或資訊異動的申請。

• 無作物可供檢驗時的查核重點：
  若因為天災等不可抗拒因素，導致當年度沒有農作物可以採樣送檢時，仍必須執行追蹤查驗。這種情況下，重點在於申請者必須檢附休耕或停業計畫，並由機構實地稽核確認後核准備查。

是的，即使在休耕期間，仍然必須執行追蹤查驗。

根據規定，如果因為天災等不可抗拒的因素，導致當年度沒有農作物可以進行採樣送檢，追查作業依然不能省略。在這種情況下，申請者必須檢附休耕停業計畫，並交由機構進行實地稽核確認後核准備查。

另外也提醒您，若決定休耕或停業，這屬於驗證資訊的重大異動，您必須在異動發生日起的 15 日內，主動填寫《HOA-L4-004 驗證資訊變更及異動申請書》向機構提出申請。

可以的，這兩項查驗不僅可以一起辦理，這也是機構的常態作法。

• 原則上合併辦理：
  除非有特殊的申請要求或必要情形，驗證機構原則上會將「增列查驗」直接併入當年度的「追蹤查驗」中一併辦理。

• 若追查尚未執行或已完成的處理方式：
  如果提出增列時，當年度的追蹤查驗還沒有執行，或者已經審查完畢，農產品經營者應先填寫《HOA-L4-004 驗證資訊變更及異動申請書》並檢附相關生產紀錄向機構提出申請。

  。若評估僅需書面審查：
  機構審核核准後會先開立「增列同意證明」，此證明須與原證書合併使用（不會馬上換發新證書），隨後便會在當年度或次年度的查驗時，再合併辦理增列查驗申請。

  。若評估需實地稽核：
  則會依照常規的增列實地稽核程序辦理。但須特別提醒，若是增加驗證場區或集團成員，必須要在實地稽核前就提出書面申請並完成書面審查，機構是不接受在實地稽核當下才臨時提出新增申請的。

在追蹤查驗中發現缺失（不符合事項）是否會被停權（暫時終止），主要取決於缺失的嚴重程度以及後續的改善狀況：

• 發現主要缺失：
  如果查驗時發現「主要不符合事項」(如: 使用有機不允用資材、檢驗出農藥等違反有機農業促進法)
  稽核員會直接依據「暫時終止（停權）」的相關規定來辦理處置。

• 發現次要缺失：
  如果屬於「次要不符合事項」，機構會給予改善的機會，您必須在稽核小組規定的期限內完成矯正措施或提出矯正計畫。

• 逾期未改善將被停權：
  若在追蹤查驗（或展延查驗）時發現有不符合項目，且未能於規定期限內完成矯正與改善，機構就會暫時終止（停權）您的全部或部分驗證資格。

總結來說，發現缺失不一定會立刻被停權，但若屬於重大違規或未能確實把握期限完成改善，就會面臨驗證資格被暫時終止的處分。

關於具體費用的計算方式與收費標準，請詳見《HOA-L3-003有機農產品驗證收費標準及人天數決定》。
或洽詢本會。

依據驗證規定，您必須妥善保存維持有機運作系統的相關文件、作業紀錄與單據憑證（包括工作及品管紀錄、原料及資材庫存紀錄、產品產銷紀錄等）。
在實地稽核時，必須備妥這些檢查文件和紀錄供稽核員查驗。

針對您「怕把實體單據用丟」的擔憂，以下提供您一些紀錄方式：

1. 即時數位備份（拍照/掃描）：拿到紙本憑證（如購買資材的發票、收據、進銷貨單）或填寫完當天的巡田紀錄後，建議立刻用手機拍照或使用掃描 APP 存成電子檔。

2. 善用雲端硬碟分類：將拍好的照片或電子檔上傳至雲端空間（如 Google Drive、Dropbox），並依據「年度/月份」或「項目（如：資材購買單據、採收紀錄、銷售憑證）」設立資料夾。這樣就算實體紙本不見，也有電子備份可供查驗。

3. 實體單據集中歸檔：準備專屬的活頁資料夾或收納盒，單據一拿到就按時間順序釘好或放進透明資料袋中，切勿隨手放置於車上或農寮角落。

4. 逐步導入電子化紀錄：您可以考慮使用 Excel 表格或是農場管理軟體來記錄日常作業，不僅方便修改與計算，也能大幅降低紙本紀錄遺失的風險。
   
5. 同步拍照LINE給和諧：LINE傳送門